Caso você trabalhe como Gestor ou na área de RH, provavelmente já tenha ouvido falar sobre o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Esse programa foi fundado pelo Governo Federal no ano de 2014, mas apenas se tornou algo obrigatório a partir de 1° de julho de 2018.
Caso você tenha dúvidas sobre o eSocial, separamos algumas dicas e informações que irão aprimorar seu conhecimento! Confira mais nesse artigo.
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O que é o eSocial?
O Governo Federal teve a iniciativa de dar início ao eSocial para padronizar, organizar e unificar todos os envios de informações relacionadas as obrigações fiscais, trabalhistas da empresa e previdenciárias. Esse projeto tem o objetivo de estar facilitando a investigação de irregularidades e a auditoria, fraudes, inconsistências que indicam sonegação de impostos.
O eSocial facilita a rotina de empreendedores e gestores, pois podem utilizar de apenas um sistema para cumprir vários procedimentos. Além disso esse recurso moderniza os demais processos que podem envolver as obrigações fiscais e reduzir a burocracia.
Implantar o eSocial é obrigatório para pessoas físicas que possuem empregados e pessoas jurídicas que empreguem funcionários nas diversas relações trabalhistas, como exemplo:
Cooperados;
Estatutários;
Celetistas;
Autônomos;
Cooperados;
Estagiários;
Trabalhadores sem vínculo empregatícios ou avulsos.
Esse sistema envolve o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), o Ministérios da Previdência Social e do Trabalho e Emprego e a Receita Federal
Quais obrigações estão incluídas no eSocial?
O eSocial possui de diversas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, que são enviadas pelo empregador nas datas determinadas pelo sistema. Entre elas estão:
CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;
CAT — Comunicação de Acidente de Trabalho;
CTPS — Carteira de Trabalho e Previdência Social;
DCTF — Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
DIRF — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
folha de pagamento;
GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;
GPS — Guia da Previdência Social;
GRF — Guia de Recolhimento do FGTS;
LRE — Livro de Registro de Empregados;
MANAD — Manual Normativo de Arquivos Digitais;
PCMSO — Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional;
PPP — Perfil Profissiográfico Previdenciário;
PPRA — Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
QHT — Quadro de Horário de Trabalho;
RAIS — Relação Anual de Informações Sociais.
A partir de julho de 2018, as empresas devem enviar, pelo portal do eSocial, os parâmetros iniciais exigidos pelo projeto, as informações cadastrais dos colaboradores e os registros das folhas de pagamento mensais, além de comunicar as admissões, demissões e acidentes de trabalho.
Porém, é importante ressaltar que, durante o período de adaptação, as empresas deverão cumprir com as obrigações atuais e com o eSocial, até que o sistema seja totalmente unificado.
Quais os benefícios do programa?
À primeira vista, a implantação do eSocial pode parecer apenas uma alteração na forma de envio de documentos fiscais e trabalhistas, sem grandes vantagens para as empresas. Porém, o uso da plataforma tem diversos pontos positivos para os empregadores, como:
diminuição da burocracia relacionada às obrigações da empresa perante o Governo;
melhora na organização das informações dos colaboradores;
possibilidade de automação de tarefas;
atualização do cadastro do quadro de pessoal;
otimização da gestão de pessoas;
rapidez no acesso aos dados relevantes dos colaboradores;
eliminação dos arquivos em papel (armazenamento dos registros online);
redução das despesas com manutenção de documentos;
maior transparência e segurança jurídica;
aumento da credibilidade da empresa perante clientes, fornecedores e instituições.
No entanto, os benefícios não se limitam apenas aos gestores e à organização; os colaboradores também têm muito a ganhar com a adoção do eSocial.
Com a ferramenta unificada, os trabalhadores podem se assegurar do cumprimento de seus direitos trabalhistas e previdenciários, uma vez que o programa prevê o registro de todas as informações relativas aos pagamentos, condições de trabalho, funções desempenhadas e outros dados relevantes ao contrato.
Outra vantagem importante diz respeito à diminuição nos erros de cálculos das contribuições e obrigações fiscais: como a geração das guias será feita de forma automática pelo sistema, a exatidão dos valores é garantida com transparência e responsabilidade.
Como preparar a empresa para o eSocial?
O primeiro passo para implantar o programa em sua empresa é obter o Certificado Digital, um documento eletrônico que garante a confiabilidade das operações virtuais. Para a plataforma do eSocial, é necessário um certificado modelo A1 ou A3, no padrão ICP Brasil. Além disso, é importante verificar a compatibilidade do sistema utilizado pela empresa nas operações digitais com os arquivos aceitos pelo portal do eSocial.
Outra etapa fundamental para o cumprimento das obrigações do projeto é atualizar e cadastrar o histórico de todos os colaboradores da empresa.
O envio das informações pode ser feito pelo portal do eSocial ou pelo próprio sistema utilizado pela empresa, desde que ele ofereça essa funcionalidade. O prazo para o envio dos dados referentes à folha de pagamento dos colaboradores deve obedecer os prazos determinados pela legislação, que não mudam (até o dia 7 do mês subsequente).
Como evitar multas e penalidades?
As sanções previstas em caso de atraso no envio das informações e na falta do cumprimento das obrigações podem ser bastante significativas. Falhas no depósito do FGTS, por exemplo, podem gerar multas que variam de R$ 10 a R$ 106 por empregado. Já a não comunicação de admissão dentro do prazo implica multa de R$ 800 a R$ 6.000 em caso de reincidência. Informações insuficientes no cadastro dos colaboradores, por sua vez, podem custar à empresa cerca de R$ 600 por pessoa.
Para evitar prejuízos financeiros e transtornos, é importante cumprir todas as exigências do programa e os requisitos legais do eSocial. Vale lembrar que o portal é apenas uma nova ferramenta para o envio das informações, de maneira simplificada e sem burocracia, e não implica um regime tributário diferenciado.
Preparar-se para a implantação do eSocial é responsabilidade de todas as empresas que atuam em território nacional. Por isso, é fundamental ficar atento ao cronograma, manter registros atualizados, providenciar o Certificado Digital e cumprir os prazos estabelecidos pelo programa.
E você, já se informou sobre o eSocial? Quais as suas expectativas com a implantação do programa? Para se manter atualizado e continuar recebendo nosso conteúdo, siga-nos nas redes sociais.
