Marcações para o meu Colaborador: posso alterar ou incluir?

Quando o assunto é controle de jornada e gestão de ponto, muitos profissionais de recursos humanos e departamento pessoal enfrentam uma questão frequente: “Posso alterar ou incluir marcações de ponto para o meu colaborador?” Essa dúvida é natural e relevante, pois envolve a legalidade e as melhores práticas para manter a conformidade com a legislação trabalhista. Vamos explorar esse tema juntos, em detalhes, para trazer clareza sobre o que podemos ou não fazer e como lidar com situações que envolvem ajustes de ponto.

A Importância do Controle de Jornada e Marcações de Ponto

O controle de jornada é fundamental para garantir que os direitos dos trabalhadores sejam respeitados, especialmente no que diz respeito a horas extras, intervalos para descanso e jornada máxima diária e semanal. Para isso, os registros de ponto, como entrada, saída e pausas durante o expediente, precisam ser precisos e fiéis à realidade.

Porém, na prática, podem ocorrer imprevistos, como esquecimentos do colaborador em bater o ponto ou falhas no sistema de registro eletrônico. Nessas situações, surge a necessidade de ajustes nas marcações de ponto, e precisamos entender o que a legislação trabalhista nos permite fazer para não violar os direitos dos trabalhadores.

O Que Diz a Legislação Trabalhista Sobre as Marcações de Ponto?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), por meio do artigo 74, estabelece que empresas com mais de 20 empregados devem realizar o controle da jornada de trabalho dos seus colaboradores. O controle pode ser manual, mecânico ou eletrônico, mas o importante é que seja seguro e evite fraudes. A Portaria 671/2021, que substituiu a antiga Portaria 373, atualiza algumas regras sobre o registro eletrônico de ponto e reafirma a necessidade de transparência e autenticidade dos registros.

De acordo com a CLT e normas complementares, a alteração de marcações de ponto pelo empregador é permitida, mas deve ser feita com muita cautela. Qualquer ajuste realizado precisa ser justificado e documentado para evitar que a empresa seja acusada de manipulação indevida dos registros de jornada.

Alterações de Ponto: Quando São Permitidas?

Podemos, sim, alterar ou incluir marcações de ponto para corrigir erros ou omissões, mas precisamos seguir alguns princípios. Vamos ver os principais casos em que essas mudanças são permitidas e como devemos proceder:

1. Correção de Erros: Às vezes, o colaborador pode esquecer de bater o ponto, seja na entrada ou na saída, ou o sistema de registro pode apresentar uma falha técnica. Nesses casos, é aceitável que o departamento pessoal faça a correção para que o registro de jornada reflita a realidade.
2. Registro de Jornadas Externas ou Trabalhos Remotos: Em situações onde o colaborador trabalha fora das dependências da empresa, como em home office ou em atividades externas, pode ser necessário ajustar as marcações de ponto para incluir as horas trabalhadas. É essencial que haja uma política clara e que o colaborador tenha informado previamente sua jornada.
3. Ajustes de Intervalo: Quando o intervalo para descanso não é registrado corretamente, seja porque o colaborador esqueceu de bater o ponto ou por um erro no sistema, podemos fazer a correção para que o registro fique de acordo com a realidade. Veja como fazer no sistema iPonto.
4. Situações de Acordo com o Colaborador: Se o ajuste de ponto for feito com a anuência do colaborador e houver justificativa para a correção, as mudanças podem ser realizadas sem problemas. Neste caso, é ideal que o colaborador assine uma declaração ou um termo confirmando o ajuste.

Limitações e Cuidados ao Alterar Marcações de Ponto

Embora as alterações de ponto sejam permitidas em algumas situações, a legislação trabalhista estabelece algumas limitações que precisamos respeitar. Vamos ver os cuidados necessários para evitar problemas legais e proteger tanto a empresa quanto os colaboradores:

1. Proibição de Manipulação Indevida: Alterar marcações de ponto para encobrir horas extras não pagas, reduzir o tempo de jornada ou suprimir intervalos obrigatórios é uma prática ilegal. Qualquer tentativa de manipulação que vise prejudicar o trabalhador pode resultar em multas e ações judiciais.
2. Registro de Justificativas para Alterações: Sempre que realizarmos uma alteração no ponto, é fundamental documentar o motivo da mudança e obter a concordância do colaborador. Isso pode ser feito por meio de um formulário de justificativa assinado ou através de sistemas eletrônicos que registram a autorização do ajuste. Veja esse vídeo para fazer o gerenciamento de ponto no sistema Ezpoint.
3. Atenção aos Intervalos Obrigatórios: A legislação estabelece intervalos mínimos para descanso e alimentação, como uma pausa de no mínimo uma hora para jornadas acima de seis horas diárias. Alterações nos registros de intervalos só devem ser feitas para refletir o que realmente ocorreu, nunca para reduzir o tempo de descanso.
4. Transparência e Comunicação com os Colaboradores: Os colaboradores devem ser informados sobre qualquer alteração feita em seus registros de ponto. Além disso, é importante que eles tenham acesso aos registros de jornada para acompanhar eventuais correções.

Melhores Práticas para Realizar Alterações nas Marcações de Ponto

Para que o processo de ajuste de ponto seja feito de forma adequada e conforme a legislação, algumas boas práticas podem ser adotadas no dia a dia das empresas. Vamos ver algumas dessas práticas que ajudam a garantir a conformidade e evitar problemas futuros:

1. Tenhamos uma Política de Controle de Jornada Clara

É essencial que a empresa tenha uma política clara sobre o controle de jornada, estabelecendo procedimentos para o registro de ponto e para a correção de eventuais falhas. Essa política deve ser comunicada aos colaboradores no momento da admissão e estar disponível para consulta.

2. Usemos Sistemas de Ponto com Registro de Alterações

Ao adotar um sistema eletrônico de controle de ponto, é recomendável que ele possua um recurso para registrar alterações feitas e as respectivas justificativas. Isso garante maior transparência e segurança no controle de jornada, facilitando auditorias e inspeções. Veja como o próprio funcionário pode enviar as solicitações através do app mobile.

3. Formalizemos as Alterações com o Colaborador

Para cada alteração feita no ponto, o ideal é formalizar a correção por escrito, com a assinatura do colaborador, ou utilizar sistemas que registrem a concordância digital. Essa formalização pode ser feita através de uma justificativa para ajuste de ponto, que explique o motivo da correção.

4. Treinemos a Equipe de Recursos Humanos e Departamento Pessoal

A equipe responsável pelo controle de jornada deve estar bem treinada para lidar com os ajustes de ponto e saber quando eles são permitidos. Conhecimento da legislação e das normas internas evita erros e garante a conformidade com a lei.

5. Incentivemos os Colaboradores a Conferir Seus Registros de Ponto

Para evitar divergências e garantir que as correções sejam feitas de forma justa, é importante que os colaboradores confiram regularmente seus registros de jornada e comuniquem imediatamente qualquer erro. Isso ajuda a manter a transparência e reduz a necessidade de ajustes retroativos.

Como Lidar com Casos Especiais e Situações Complexas

Em algumas situações, o controle de jornada pode apresentar casos mais complexos que exigem uma análise criteriosa. Vamos abordar algumas dessas situações e como lidar com elas de forma adequada.

Jornadas Flexíveis e Banco de Horas

Se a empresa adota um sistema de banco de horas ou uma jornada flexível, o controle de ponto pode ser um pouco mais complicado, já que as horas trabalhadas podem variar conforme o dia. Nesses casos, é importante que o sistema de controle de jornada seja capaz de gerenciar o saldo de horas e realizar os ajustes necessários de forma automática.

O acordo de banco de horas deve ser formalizado por escrito, seja por acordo coletivo ou individual, e o saldo de horas precisa ser compensado dentro do prazo estabelecido. Caso contrário, o colaborador tem direito ao pagamento das horas extras.

Viagens a Trabalho e Jornadas Externas

Quando o colaborador realiza atividades fora das dependências da empresa, o controle de ponto pode exigir ajustes. Viagens a trabalho, por exemplo, podem implicar em horas adicionais ou diferentes horários de trabalho. É fundamental que o colaborador comunique previamente sua jornada e que os ajustes sejam feitos para refletir as horas efetivamente trabalhadas.

Em jornadas externas, como em visitas a clientes ou obras, o registro de ponto pode ser feito manualmente ou através de aplicativos de controle de jornada, desde que sigam as diretrizes da legislação.

Horas Noturnas e Adicional Noturno

O trabalho realizado em horário noturno, geralmente entre 22h e 5h, tem regras específicas, como a redução da hora noturna e o adicional de 20% sobre o valor da hora diurna. Se ocorrerem ajustes no ponto, devemos ter atenção para aplicar as regras de cálculo de horas noturnas corretamente, garantindo que os direitos dos colaboradores sejam respeitados.

Impacto de Acordos Coletivos

É possível que convenções ou acordos coletivos de trabalho contenham regras específicas sobre o controle de jornada e as correções de ponto. Nesse caso, precisamos respeitar o que foi acordado com o sindicato e aplicar essas regras na gestão de ponto. O cumprimento das normas coletivas é obrigatório e pode prever penalidades para ajustes indevidos.

Penalidades por Alterações Irregulares no Registro de Ponto

A manipulação inadequada das marcações de ponto pode gerar penalidades para a empresa. A fiscalização do trabalho pode autuar a empresa caso identifique fraudes ou irregularidades nos registros de jornada. Além das multas administrativas, a empresa pode enfrentar ações trabalhistas, onde o colaborador pode reivindicar horas extras não pagas, adicionais de insalubridade ou periculosidade, e outros direitos.

Se um colaborador apresentar uma ação judicial contestando as marcações de ponto, a empresa terá o ônus de provar que os registros são verídicos. Portanto, é crucial que as correções sejam justificadas e que o sistema de controle de jornada seja confiável.

Considerações Finais

Nós, profissionais de recursos humanos e departamento pessoal, lidamos diariamente com o desafio de manter a conformidade com a legislação trabalhista. Entender quando e como podemos ajustar ou incluir marcações de ponto é essencial para proteger os direitos dos colaboradores e evitar problemas legais para a empresa.

Sempre que possível, devemos adotar medidas preventivas, como a conferência frequente dos registros de jornada, o uso de sistemas de ponto modernos e transparentes, e a formalização de qualquer ajuste realizado. Ao seguir essas práticas, garantimos um ambiente de trabalho justo e conforme a lei, beneficiando tanto os colaboradores quanto a empresa.

Em resumo, sim, podemos alterar ou incluir marcações de ponto para os colaboradores, mas devemos fazê-lo com transparência, justificativas documentadas e, preferencialmente, com a anuência do trabalhador. Vamos seguir adiante com responsabilidade e conhecimento, assegurando que o controle de jornada reflita sempre a realidade, com respeito e legalidade.