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E-social: 5 principais pontos que você precisa saber

Caso você trabalhe como Gestor ou na área de RH, provavelmente já tenha ouvido falar sobre o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Esse programa foi fundado pelo Governo Federal no ano de 2014, mas apenas se tornou algo obrigatório a partir de 1° de julho de 2018.

Caso você tenha dúvidas sobre o eSocial, separamos algumas dicas e informações que irão aprimorar seu conhecimento! Confira mais nesse artigo.

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O que é o eSocial?

O Governo Federal teve a iniciativa de dar início ao eSocial para padronizar, organizar e unificar todos os envios de informações relacionadas as obrigações fiscais, trabalhistas da empresa e previdenciárias. Esse projeto tem o objetivo de estar facilitando a investigação de irregularidades e a auditoria, fraudes, inconsistências que indicam sonegação de impostos.

O eSocial facilita a rotina de empreendedores e gestores, pois podem utilizar de apenas um sistema para cumprir vários procedimentos. Além disso esse recurso moderniza os demais processos que podem envolver as obrigações fiscais e reduzir a burocracia.

Implantar o eSocial é obrigatório para pessoas físicas que possuem empregados e pessoas jurídicas que empreguem funcionários nas diversas relações trabalhistas, como exemplo:

 

Cooperados;

Estatutários;

Celetistas;

Autônomos;

Cooperados;

Estagiários;

Trabalhadores sem vínculo empregatícios ou avulsos.

Esse sistema envolve o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), o Ministérios da Previdência Social e do Trabalho e Emprego e a Receita Federal

 

Quais obrigações estão incluídas no eSocial?

O eSocial possui de diversas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, que são enviadas pelo empregador nas datas determinadas pelo sistema. Entre elas estão:

 

CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT;

CAT — Comunicação de Acidente de Trabalho;

CTPS — Carteira de Trabalho e Previdência Social;

DCTF — Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;

DIRF — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;

folha de pagamento;

GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social;

GPS — Guia da Previdência Social;

GRF — Guia de Recolhimento do FGTS;

LRE — Livro de Registro de Empregados;

MANAD — Manual Normativo de Arquivos Digitais;

PCMSO — Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional;

PPP — Perfil Profissiográfico Previdenciário;

PPRA — Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;

QHT — Quadro de Horário de Trabalho;

RAIS — Relação Anual de Informações Sociais.

 

A partir de julho de 2018, as empresas devem enviar, pelo portal do eSocial, os parâmetros iniciais exigidos pelo projeto, as informações cadastrais dos colaboradores e os registros das folhas de pagamento mensais, além de comunicar as admissões, demissões e acidentes de trabalho.

Porém, é importante ressaltar que, durante o período de adaptação, as empresas deverão cumprir com as obrigações atuais e com o eSocial, até que o sistema seja totalmente unificado.

Quais os benefícios do programa?

À primeira vista, a implantação do eSocial pode parecer apenas uma alteração na forma de envio de documentos fiscais e trabalhistas, sem grandes vantagens para as empresas. Porém, o uso da plataforma tem diversos pontos positivos para os empregadores, como:

diminuição da burocracia relacionada às obrigações da empresa perante o Governo;

melhora na organização das informações dos colaboradores;

possibilidade de automação de tarefas;

atualização do cadastro do quadro de pessoal;

otimização da gestão de pessoas;

rapidez no acesso aos dados relevantes dos colaboradores;

eliminação dos arquivos em papel (armazenamento dos registros online);

redução das despesas com manutenção de documentos;

maior transparência e segurança jurídica;

aumento da credibilidade da empresa perante clientes, fornecedores e instituições.

No entanto, os benefícios não se limitam apenas aos gestores e à organização; os colaboradores também têm muito a ganhar com a adoção do eSocial.

Com a ferramenta unificada, os trabalhadores podem se assegurar do cumprimento de seus direitos trabalhistas e previdenciários, uma vez que o programa prevê o registro de todas as informações relativas aos pagamentos, condições de trabalho, funções desempenhadas e outros dados relevantes ao contrato.

Outra vantagem importante diz respeito à diminuição nos erros de cálculos das contribuições e obrigações fiscais: como a geração das guias será feita de forma automática pelo sistema, a exatidão dos valores é garantida com transparência e responsabilidade.

Como preparar a empresa para o eSocial?

O primeiro passo para implantar o programa em sua empresa é obter o Certificado Digital, um documento eletrônico que garante a confiabilidade das operações virtuais. Para a plataforma do eSocial, é necessário um certificado modelo A1 ou A3, no padrão ICP Brasil. Além disso, é importante verificar a compatibilidade do sistema utilizado pela empresa nas operações digitais com os arquivos aceitos pelo portal do eSocial.

Outra etapa fundamental para o cumprimento das obrigações do projeto é atualizar e cadastrar o histórico de todos os colaboradores da empresa.

O envio das informações pode ser feito pelo portal do eSocial ou pelo próprio sistema utilizado pela empresa, desde que ele ofereça essa funcionalidade. O prazo para o envio dos dados referentes à folha de pagamento dos colaboradores deve obedecer os prazos determinados pela legislação, que não mudam (até o dia 7 do mês subsequente).

Como evitar multas e penalidades?

As sanções previstas em caso de atraso no envio das informações e na falta do cumprimento das obrigações podem ser bastante significativas. Falhas no depósito do FGTS, por exemplo, podem gerar multas que variam de R$ 10 a R$ 106 por empregado. Já a não comunicação de admissão dentro do prazo implica multa de R$ 800 a R$ 6.000 em caso de reincidência. Informações insuficientes no cadastro dos colaboradores, por sua vez, podem custar à empresa cerca de R$ 600 por pessoa.

Para evitar prejuízos financeiros e transtornos, é importante cumprir todas as exigências do programa e os requisitos legais do eSocial. Vale lembrar que o portal é apenas uma nova ferramenta para o envio das informações, de maneira simplificada e sem burocracia, e não implica um regime tributário diferenciado.

Preparar-se para a implantação do eSocial é responsabilidade de todas as empresas que atuam em território nacional. Por isso, é fundamental ficar atento ao cronograma, manter registros atualizados, providenciar o Certificado Digital e cumprir os prazos estabelecidos pelo programa.

E você, já se informou sobre o eSocial? Quais as suas expectativas com a implantação do programa? Para se manter atualizado e continuar recebendo nosso conteúdo, siga-nos nas redes sociais.

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